E-Rechnungen archivieren: Anforderungen und Lösungen

Was sind E-Rechnungen?

In einer E-Rechnung sind alle Inhalte wie Betrag, Steuern und Empfänger in einer klaren und vorgegebenen Struktur (XML) gespeichert. Anders als eine herkömmliche PDF-Rechnung kann eine E-Rechnung so automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden.

Für E-Rechnungen existieren verschiedene nutzbare Formate, wobei in Deutschland vor allem folgende als Standard gelten:

• XRechnung
  
  • Ein reines XML-Format, das für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt ist
  • Für die Betrachtung durch Menschen werden spezielle Tools benötigt
  • Insbesondere für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern vorgesehen
• ZUGFeRD
  
  • Eine Kombination aus einem für Menschen lesbaren PDF- und einem maschinell auswertbaren XML-Teil
  • Insbesondere für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) praktikabel
  • Version 2.2 ist mit dem XRechnung-Format kompatibel und kann in vielen Fällen auch für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet werden

Für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

• Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
  
  • Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können
  • Dies gilt auch für Selbstständige und Kleinunternehmer
• Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
  
  • Ab dem 01.01.2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro für Umsätze im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen
  • Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen
  • Papier- und herkömmliche PDF-Rechnungen sind ab diesen Stichtagen nur noch in Ausnahmefällen (z.B. bei Kleinbeträgen bis 250 Euro Brutto) zulässig
• Generelle Ausnahmen
  
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (müssen diese aber empfangen und verarbeiten können)
  • An Privatkunden müssen grundsätzlich keine E-Rechnungen ausgestellt werden

Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen unterliegen, so wie herkömmliche PDF-Rechnungen oder Rechnungen in Papierform, den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG), der Abgabenordnung (AO) und für Kaufleute zudem auch aus dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Danach gilt auch für E-Rechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen oder zugestellt wurde.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen (und E-Rechnungen) wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Wichtig: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten nicht nur für Rechnungen, sondern auch für andere Geschäftsunterlagen. Die Aufbewahrungsfristen liegen je nach Art der Unterlagen bei sechs, acht oder zehn Jahren.

Beispiel für die Berechnung der Aufbewahrungsfrist von E-Rechnungen

• Eingang einer E-Mail mit einer E-Rechnung im Anhang: 12.10.2025
• Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2025
• Ende der Aufbewahrungsfrist nach acht Jahren: 31.12.2033
• Löschung zulässig ab: 01.01.2034

Was sind die Anforderungen der GoBD an die Archivierung von E-Rechnungen?

Bei der Aufbewahrung bzw. Archivierung von E-Rechnungen müssen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) beachtet werden.

Die GoBD regeln, wie digitale Unterlagen mit steuerlicher Relevanz erfasst, verarbeitet, archiviert und bereitgestellt werden müssen, damit sie im Fall einer Betriebsprüfung vom Finanzamt anerkannt werden.

Zu den Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen gehören:

• Aufbewahrung im digitalen Originalformat
  
  • Das Ausdrucken von E-Rechnungen auf Papier anstelle der Archivierung des digitalen Originals ist nach GoBD nicht gestattet
• Vollständige Archivierung
  
  • Alle ein- und ausgehenden E-Rechnungen müssen vollständig und originalgetreu archiviert werden
• Ordnung auf Auffindbarkeit
  
  • Die Ablage der E-Rechnungen im Archiv muss in einer geordneten Struktur erfolgen, so dass ein gezielter Zugriff auf die Daten möglich ist
• Unveränderbarkeit
  
  • Nachträgliche Änderungen an E-Rechnungen müssen technisch ausgeschlossen oder lückenlos nachvollziehbar gemacht werden (beispielsweise durch eine Versionierung, bei der das Original erhalten und erkennbar bleibt)
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  
  • Im Archiv muss sichergestellt sein, dass E-Rechnungen nicht vor dem Ablauf ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können (Löschungen müssen technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert werden)
• Datenzugriff durch das Finanzamt
  
  • Bei einer Betriebsprüfung müssen die archivierten E-Rechnungen in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden (entweder durch einen Zugriff auf das Archiv selbst oder durch eine Überlassung der Daten als Export)
• Nachvollziehbarkeit
  
  • Bei einer Prüfung muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein, wie die Archivierung der E-Rechnungen umgesetzt ist (beispielsweise über eine Verfahrensdokumentation, Archivierungsprotokolle und die Protokollierung von Konfigurationsänderungen am Archiv)
• Datensicherheit
  
  • Die Sicherheit der archivierten Daten muss durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen wie Zugangsschutz, Verschlüsselung und regelmäßige Backups sichergestellt werden

Muss die E-Mail oder nur die E-Rechnung im Anhang archiviert werden?

Zwar können E-Rechnungen auch über spezielle Portale oder Schnittstellen übermittelt werden, der Versand und Empfang per E-Mail ist aber ausdrücklich zulässig und wird wohl auch für E-Rechnungen weiterhin eine gängige Praxis darstellen.

An dieser Stelle mag die Frage aufkommen, was genau archiviert werden muss: Nur die E-Rechnung im Anhang oder auch die E-Mail? Die Antwort ist: Es kommt darauf an.

• Wenn die E-Mail nur ein Transportmedium für die E-Rechnung darstellt und selbst keine weiteren relevanten Informationen zum Geschäftsvorfall beinhaltet, muss nur nur E-Rechnung archiviert werden
• Falls die E-Mail Informationen wie Zahlungsbedingungen oder Zahlungsfristen enthält, die den Geschäftsvorfall nachvollziehbar machen, muss sowohl die E-Rechnung im Anhang als auch die E-Mail selbst archiviert werden

Wie können E-Rechnungen in der Praxis GoBD-konform archiviert werden?

Grundsätzlich schreiben weder die GoBD noch die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen (AO, UStG, HGB) eine konkrete technische Lösung vor. Entscheidend ist alleine, dass bei der Archivierung die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. 

Das einfache Speichern der Rechnungen auf der Festplatte oder auf Cloud-Speichern reicht damit nicht aus. Schließlich können die Daten hier, um ein Beispiel herauszunehmen, jederzeit und unbemerkt gelöscht oder nachträglich verändert werden.

In der Praxis kann eine GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen realisiert werden. Beispielsweise über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Archivierungsfunktion.

Tipp: Lösungen, die den Prüfungsstandard IDW PS 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW) erfüllen, unterstützen nachweislich die Umsetzung der GoBD-Anforderungen. Unter der Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Einrichtung und entsprechend gelebter Prozesse.

Daneben, vor allem wenn E-Rechnungen primär per E-Mail versendet oder empfangen werden, hat eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung entscheidende Vorteile:

1. Alle per E-Mail versendeten oder empfangenen E-Rechnungen werden automatisch GoBD-konform archiviert - ohne weitere Arbeitsschritte, Zeitverzögerungen und Raum für Fehler
2. Wichtige Meta-Informationen wie Empfänger, Versender, Datum und Uhrzeit bleiben der Rechnung zugeordnet und langfristig erhalten
3. Falls eine E-Mail im Nachrichtenteil relevante Informationen zum Geschäftsvorfall enthält, muss neben der E-Rechnung im Anhang immer auch die E-Mail selbst GoBD-konform archiviert werden
4. E-Mails fallen, auch unabhängig von übermittelten E-Rechnungen, in vielen Fällen unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und müssen ohnehin von Unternehmen und Selbstständigen GoBD-konform archiviert werden