E-Mail-Archivierung nach GoBD: Hintergründe und Tipps für Freiberufler

Wenn Sie als Freiberufler E-Mail für geschäftliche Zwecke nutzen und beispielsweise Rechnungen oder Angebote per E-Mail versenden oder empfangen, müssen Sie E-Mails archivieren:

• Freiberufler unterliegen (wie alle Steuerpflichtigen, die Bücher oder Aufzeichnungen führen oder dies freiwillig tun) den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (AO)
• Diese gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten für alle steuerlich relevanten Unterlagen - ganz gleich ob diese in Papierform oder digital (z.B. als E-Mail) vorliegen
• Wenn Sie als Freiberufler E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten empfangen oder versenden, müssen Sie diese archivieren und die Aufbewahrungsfristen einhalten

👉 Hinweis: Die Pflicht zur Archivierung besteht unabhängig davon, ob Sie Ihren Gewinn nach EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ermitteln oder einen Kleinunternehmerstatus nach §19 UStG nutzen.

Nicht jede E-Mail muss archiviert werden. Weihnachtsgrüße, Newsletter und Werbung zählen nicht dazu. Dafür aber jede E-Mail, deren Inhalt oder Anhang eine steuerliche Relevanz hat. Unabhängig davon, ob die E-Mail versendet oder empfangen wurde. Was genau dazu zählt und welche Aufbewahrungsfristen (sechs bis zehn Jahre) eingehalten werden müssen, ist in § 147 der Abgabenordnung (AO) festgelegt. Dazu zählen:

• Handels- oder Geschäftsbriefe wie Angebotsanforderungen, Angebote, Bestellungen, Reklamationen, Mahnungen oder Korrespondenz zur Verträgen (alles, was ein Geschäft vorbereitet, durchführt oder rückgängig macht)
• Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Eine umfassende Übersicht finden Sie in unserem Artikel Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Pflichten und Fristen.

👉 Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist für E-Mails beginnt nicht mit dem Eingang oder Versand, sondern erst zum Ablauf des Kalenderjahres (31. Dezember), in dem sie versendet oder empfangen wurde. Die Frist endet nach sechs bis zehn vollen Jahren (abhängig vom Inhalt nach AO).

Die Abgabenordnung (AO) gibt vor, was und wie lange aufbewahrt werden muss. Wenn diese Unterlagen in digitaler Form vorliegen (z.B. als E-Mails), müssen die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllt werden. Für Freiberufler besteht hier keine Ausnahme.

Die GoBD regeln, wie steuerrelevante Unterlagen in digitaler Form erfasst, verarbeitet, archiviert und bereitgestellt werden müssen, damit sie im Fall einer Betriebsprüfung vom Finanzamt anerkannt werden.

Zu den Anforderungen an eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung gehören:

• Relevante E-Mails werden vollständig und ohne Informationsverlust archiviert
• Die Archivierung erfolgt möglichst kurz nach Ein- oder Ausgang
• Änderungen an archivierten E-Mails sind nicht möglich
• Die Löschung von archivierten E-Mails vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nicht möglich oder wird vollständig und manipulationssicher protokolliert
• E-Mails können bei einer Betriebsprüfung schnell und maschinell auswertbar bereitgestellt werden

Verstöße gegen die GoBD können bei einer Betriebsprüfung Konsequenzen wie die Verwerfung der Buchführung, Hinzuschätzungen, Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen, die Nichtanerkennung von Aufwänden und die Versagung des Vorsteuerabzugs zur Folge haben.

Werden angeforderte Unterlagen oder der geforderte Datenzugriff nicht bereitgestellt, kann das Finanzamt zudem Zwangs- oder Verzögerungsgelder festsetzen. Bußgelder kommen hinzu, wenn beispielsweise die Aufbewahrungspflichten verletzt wurden.

Neben finanziellen Konsequenzen ist immer auch zu berücksichtigen, dass Mängel zu längeren Prüfungen und einem erheblichen Nacharbeits- und Kommunikationsaufwand führen können.

E-Mails oder Anhänge auszudrucken ist keine Option. Unterlagen, die im Original digital vorliegen, müssen nach GoBD auch digital archiviert und bei einer Prüfung maschinell auswertbar bereitgestellt werden können.

E-Mails im Postfach zu belassen oder mit einem E-Mail-Client wie Outlook lokal zu speichern, erfüllt ebenfalls nicht die Anforderungen der GoBD. Gleiches gilt für alle anderen Strategien und Tools, bei denen E-Mails jederzeit unbemerkt gelöscht oder verändert werden können.

👉 An einer GoBD-konformen E-Mail-Archivierungslösung führt in der Praxis kein Weg vorbei.

Anders als für größere Unternehmen ist die Auswahl an Lösungen für Freiberufler mit oft begrenztem Budget, wenig Zeit und nicht immer ausgeprägten IT-Kenntnissen jedoch übersichtlich. Eine Option sind Cloud-Services, die sich speziell an Einzelanwender (oder sehr kleine Teams) richten. Dazu zählen:

• Lexware Archivierung
  
  • Ab 19,86 € pro Monat (exkl. MwSt.)
  • https://shop.lexware.de/archivierungssoftware
• IONOS E-Mail-Archivierung
  
  • Ab 2,10 € pro Monat (exkl. MwSt.)
    
  • https://www.ionos.de/office-loesungen/email-archivierung
• mittwald Archivierung
  
  • Ab 3,50 € pro Monat (exkl. MwSt.); Voraussetzung ist ein Hosting-Paket
  • https://www.mittwald.de/produkte/webmail-archiv

Bei allen Vorteilen geht die Nutzung eines Cloud-Services für die E-Mail-Archivierung immer damit einher, dass man seine Daten aus der Hand gibt, eine gewisse Abhängigkeit eingeht und dem Anbieter und seinem Sicherheitskonzept vertrauen muss.

Eine Alternative wären Lösungen, die auf eigener Hardware und unter eigener Kontrolle (on-premise) betrieben werden können. Hier finden sich verschiedene Angebote am Markt, die sich jedoch meist an Unternehmen richten und einen entsprechenden Einrichtungs- und Wartungsaufwand erfordern. Zudem ist darauf zu achten, dass die eigenen administrativen Rechte nicht zu einer spurlosen Manipulation führen können. Für die meisten Freiberufler dürfte dieser Weg insgesamt unpraktikabel sein.

Viele Freiberufler, meist allein tätig, dürften sich die Frage stellen, ob eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung wirklich zwingend ist. Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung? Wie schwerwiegend können die Konsequenzen sein? Ist das am Ende nicht nur für größere Unternehmen relevant?

🤔 Dabei sollte man bedenken:

• Wer sich sonst an alle gesetzlichen Pflichten und Vorgaben hält, sollte hier schon aus Prinzip keine Ausnahme machen.
• Eine überschaubare Investition und ein kurzer Einrichtungsaufwand können sich schon allein dafür lohnen, dass man sich keine Gedanken über Wahrscheinlichkeiten von Betriebsprüfungen und mögliche Konsequenzen machen muss.
• Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten oder die Anforderungen der GoBD können erhebliche Folgen haben. Im Verhältnis dazu sind die Kosten einer GoBD-konformen E-Mail-Archivierung zu vernachlässigen. Selbst dann, wenn man das Risiko einer Prüfung als gering erachtet.
• Völlig unabhängig von Gesetzen und Verordnungen ist es ein Vorteil, über Kopien aller E-Mails aus allen Postfächern zu verfügen. Immer aktuell und an einem sicheren Ort. Beispielsweise als Backup für den Fall, dass ein E-Mail-Konto gehackt wird oder E-Mails durch einen anderen Vorfall oder Zufall verloren gehen.