Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und die GoBD
Unternehmen und Selbstständige wie Gewerbetreibende und Freiberufler sind in Deutschland verpflichtet, gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren für geschäftliche Unterlagen einzuhalten. Für Unterlagen in digitaler Form müssen dabei die Anforderungen der GoBD umgesetzt werden.
Letzte Aktualisierung: Oktober 2025
Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?
In Deutschland ergeben sich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen maßgeblich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Also aus dem Steuerrecht und dem Handelsrecht.
Jeder, der Bücher oder Aufzeichnungen führen muss
Die Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung (AO) gelten für alle, die Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen oder diese tatsächlich führen. Dazu gehören:
Einzelunternehmer
Gewerbetreibende, Freiberufler
Personengesellschaften
GbR, Partnerschaftsgesellschaft, OHG, KG
Juristische Personen des Privatrechts
z. B. GmbH/UG, AG, Verein, Stiftung, eG
Juristische Personen des öffentlichen Rechts
soweit steuerlich relevant tätig; insbesondere Betriebe gewerblicher Art
Bemerkungen:
Auch Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG (EÜR) ermitteln, müssen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die dazugehörigen Aufzeichnungen und Belege aufbewahren.
Die Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung (AO) gelten unabhängig vom Kleinunternehmerstatus (§ 19 UStG).
Kaufleute
Für Kaufleute ergeben sich die Aufbewahrungspflichten sowohl aus Abgabenordnung (AO) als auch aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Dazu gehören:
Istkaufleute
wer ein Handelsgewerbe betreibt
Formkaufleute
Kapitalgesellschaften (GmbH/UG, AG/KGaA) sowie eingetragene Genossenschaften (eG)
Handelsgesellschaften
OHG, KG
Kannkaufleute
z. B. eingetragene Kleingewerbetreibende sowie eingetragene Land- und Forstwirte
Bemerkungen:
Einzelkaufleute unter den Schwellen des § 241a HGB sind von der handelsrechtlichen Buchführung/Inventur befreit; Aufbewahrungspflichten reduzieren sich auf tatsächlich vorhandene Unterlagen (z. B. Handels- und Geschäftsbriefe). Die Pflichten aus der AO gelten weiterhin.
Eine GbR wird bei Betrieb eines Handelsgewerbes zur OHG und unterliegt dann den HGB-Pflichten.
Aufbewahrungspflichten sind keine Frage der Unternehmensgröße
Aufbewahrungspflichten gelten für große Unternehmen genauso wie für Einzelunternehmer. Jeder, der eine Buchführung macht, muss seine Geschäftsunterlagen über sechs bis zehn Jahre aufbewahren.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Unterlagen?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Geschäftsunterlagen in Papierform genauso wie für entsprechende Unterlagen in digitaler Form.
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz ...
... sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die die Abläufe, Systeme und Kontrollen der Buchführung nachvollziehbar machen
10 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
Angebotsanforderungen
Angebote
Bestellungen
Auftragsbestätigungen
Lieferavise/Versandanzeigen
Reklamationen
Mahnungen/Zahlungserinnerungen
Korrespondenz zu Verträgen (Änderungen/Nachträge)
...
6 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
Siehe "Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe"
6 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO
Buchungsbelege
Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen
Quittungen/Barbelege
Kassenbelege
Kontoauszüge und Bankbelege
Zahlungsbelege (Überweisungs-, Lastschrift- und Kreditkartenbelege)
Gutschriften und Korrekturrechnungen
Reisekosten- und Bewirtungsbelege
Lieferscheine (sofern Buchungsgrundlage)
...
8 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
Ausfuhranmeldung
Einfuhranmeldung
Handels- oder Proformarechnung
Packliste
Frachtbrief
Präferenznachweis
...
10 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Verträge (Miet-, Kauf-, Leasing- und Darlehensverträge)
Fahrtenbücher
Umsatzsteuerliche Nachweise (z.B. Gelangensbestätigung/Ausfuhrnachweis)
Schriftverkehr mit dem Finanzamt
Steuerbescheide/-erklärungen
...
6 Jahre
§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Weitere Aufbewahrungspflichten nach Handelsgesetzbuch (HGB)
Die in der Abgabenordnung (AO) festgelegten Aufbewahrungspflichten gelten für alle Steuerpflichtigen, die Bücher oder Aufzeichnungen zu führen haben oder dies freiwillig tun. Kaufleute sind zudem auch nach Handelsgesetzbuch (HGB) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Inhalte und Aufbewahrungsfristen sind dabei weitgehend deckungsgleich.
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
Empfangene Handelsbriefe
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege)
Wie berechnet sich die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres (31.12.), in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Die Aufbewahrungsfrist endet nach sechs, acht oder zehn vollen Jahren am 31. Dezember.
Beispiel:
Rechnungseingang: 15.07.2025
Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2025
Ende der Aufbewahrungsfirst: 31.12.2033 (8 Jahre)
Vernichtung zulässig ab: 01.01.2034
Was sind die GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums. Sie ersetzen die früheren GoBS sowie die GDPdU.
Die GoBD konkretisieren, wie steuerlich relevante Unterlagen in elektronischer Form erfasst, verarbeitet, archiviert und bereitgestellt werden müssen, damit sie im Falle einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung anerkannt werden.
Zusammengefasst: Gesetze wie AO und HGB bestimmen das "Was und wie lange". Die GoBD konkretisieren das "Wie" in der digitalen Welt. Zu den Grundsätzen gehören:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Vollständigkeit
Richtigkeit
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Ordnung
Unveränderbarkeit
Wer muss die GoBD befolgen?
Jeder, der steuerlich relevante Bücher und Aufzeichnungen in elektronischer Form führt, muss die Anforderungen der GoBD befolgen. Dazu gehören:
Unternehmen jeder Größe und Rechtsform
Selbstständige wie Gewerbetreibende und Freiberufler
Auch Unternehmer, die ihren Gewinn nach Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Welche Folgen hat die Missachtung der GoBD?
Die GoBD sind kein Gesetz. Sie konkretisieren stattdessen, wie die gesetzlichen Pflichten aus Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) praktisch einzuhalten sind. Konsequenzen bei einem Verstoß gegen die Anforderungen der GoBD ergeben sich dementsprechend nicht aus der GoBD selbst, sondern aus den zugrunde liegenden Gesetzen.
Mögliche Konsequenzen in einer Betriebsprüfung
Wegfall der Ordnungsmäßigkeits-Vermutung oder Verwerfung der Buchführung
Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (oft zu Ungunsten des Steuerpflichtigen)
Nichtanerkennung von Aufwendungen
Versagung des Vorsteuerabzugs
Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen
Verzögerungsgeld (z. B. bei fehlendem elektronischen Datenzugriff), ggf. Zwangsgeld
Bußgelder bei Ordnungswidrigkeiten (z.B. bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten)
Strafverfahren bei Vorsatz (z.B. bei bewusster Steuerverkürzung)
Erweiterte und längere Prüfungen
Kritisch wird es bei wesentlichen oder systematischen Mängeln
Einzelne Formfehler führen nicht automatisch zu Sanktionen. Kritisch wird es bei wesentlichen oder systematischen Mängeln, die z. B. Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit oder den Datenzugriff beeinträchtigen. Das kann erhebliche finanzielle Risiken (z.B. Steuernachzahlungen, Zinsen, Bußgelder) auslösen. Zusätzlich entsteht oft ein hoher Nacharbeits- und Kommunikationsaufwand, der den laufenden Betrieb belastet.
Wie müssen Unterlagen während der Aufbewahrungsfristen nach GoBD archiviert werden?
Eine GoBD-konforme Archivierung aller relevanten Unterlagen über die gesamte Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen bildet das Fundament für die Prüfungssicherheit. Dazu sind insbesondere folgende Anforderungen von zentraler Bedeutung:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Vorgänge müssen so abgebildet und beschrieben sein, dass sie von einem Dritten verstanden und geprüft werden können. An dieser Stelle ist auch die von der GoBD geforderte Verfahrensdokumentation von zentraler Bedeutung.
Vollständigkeit und Richtigkeit
Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (inkl. Metadaten) werden vollständig und lückenlos erfasst. Bei der Archivierung wird der Inhalt des Originals unverfälscht übernommen.
Zeitgerechte Erfassung
Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden möglichst kurz nach ihrem Entstehen bzw. ihrem Eingang archiviert.
Ordnung und Auffindbarkeit
Alle Unterlagen im Archiv müssen so strukturiert abgelegt sein, dass ein schneller und gezielter Zugriff bei Prüfungen möglich ist.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Unterlagen können vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen nicht aus dem Archiv gelöscht werden.
Unveränderbarkeit
Alle Unterlagen im Archiv sind vor nachträglicher Änderung geschützt. Änderungen dürfen nicht unbemerkt erfolgen und müssen vollständig nachvollziehbar sein.
Protokollierung
Alle relevanten Aktionen im Archiv werden vollständig protokolliert und manipulationssicher gespeichert.
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Beispielsweise durch einen Lesezugriff auf das Archiv selbst oder in Form maschinell auswertbarer Exporte.
"Einfaches Speichern" ist für eine GoBD-Konformität nicht ausreichend
Das Speichern von Unterlagen als Dateien reicht ohne ein weiteres Archivierungskonzept nicht aus, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Gleiches gilt für aufbewahrungspflichtige E-Mails, die ausschließlich in Postfächern oder lokalen Dateien (z.B. PST-Dateien) gespeichert werden. Allein die Tatsache, dass dabei Daten jederzeit unbemerkt gelöscht oder verändert werden können, steht einer GoBD-Konformität im Weg.
Rechtlicher Hinweis
Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Gesetzeslagen und Verwaltungsauffassungen können sich ändern. Trotz sorgfältiger Erstellung übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität und keine Haftung für Schäden, die aus der Nutzung entstehen. Bitte wenden Sie sich für Ihren konkreten Fall an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.