GoBD-konforme Archivierung: So müssen digitale Unterlagen aufbewahrt werden
Unternehmen und Selbstständige müssen steuerlich relevante Geschäftsunterlagen über sechs bis zehn Jahre aufbewahren. Wenn diese Unterlagen in digitaler Form vorliegen (z.B. als Dateien oder E-Mails), müssen dabei die Grundsätze der GoBD befolgt und alle relevanten Unterlagen GoBD-konform archiviert werden.
Inhaltsverzeichnis
Was sind die GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums. Sie ersetzen die früheren GoBS sowie die GDPdU. Zur Einordnung:
In Deutschland sind Unternehmen und Selbstständige gesetzlich verpflichtet, steuerlich relevante Geschäftsunterlagen über Fristen von sechs bis zehn Jahren hinweg aufzubewahren bzw. zu archivieren.
Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich maßgeblich aus dem Steuerrecht und dem Handelsrecht. Genauer gesagt: Aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). In unserem Artikel Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Pflichten und Fristen können Sie nachlesen, für wen genau die Aufbewahrungspflichten gelten und welche Unterlagen über welche Fristen aufbewahrt werden müssen.
Die in den Gesetzen festgelegten Aufbewahrungsfristen gelten in gleicher Weise für Unterlagen in Papierform wie für digitale Unterlagen (z.B. E-Mails). Entscheidend ist allein der Inhalt.
An dieser Stelle kommen die GoBD ins Spiel. Die GoBD regeln, wie die steuerlich relevanten Unterlagen in digitaler Form erfasst, verarbeitet, archiviert und bereitgestellt werden müssen, damit sie im Fall einer Betriebsprüfung vom Finanzamt anerkannt werden. Zu den Grundsätzen zählen:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Vollständigkeit
Richtigkeit
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Ordnung
Unveränderbarkeit
Gesetze wie AO und HGB bestimmen, was und wie lange aufbewahrt werden muss. Die GoBD konkretisieren, wie dies im Digitalen ordnungsgemäß umgesetzt werden muss.
Wer muss GoBD-konform archivieren?
Alle Steuerpflichtigen, die Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen oder diese freiwillig führen, müssen die GoBD befolgen und GoBD-konform archivieren. Immer dann, wenn steuerlich relevante Unterlagen digital erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Ausgenommen sind rein papierbasierte Prozesse.
Gewerbetreibende und Freiberufler
Unternehmen jeder Größe und Rechtsform (auch Einzelunternehmer)
Auch Unternehmer, die ihren Gewinn nach Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Welche Unterlagen müssen GoBD-konform archiviert werden?
Grundsätzlich müssen alle steuerlich relevanten Geschäftsunterlagen über die gesamte Dauer ihrer jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (sechs bis zehn Jahre) GoBD-konform archiviert werden.
Zum Beispiel Handelsbriefe wie Angebote, Bestellungen und Reklamationen und Buchungsbelege wie Rechnungen
Die Pflicht zur GoBD-konformen Archivierung besteht unabhängig vom Format (z.B. Dateien, E-Mails oder andere in Applikationen gespeicherte Daten)
Welche Konsequenzen können Verstöße gegen die GoBD zur Folge haben?
Einzelne Formfehler führen nicht automatisch zu Sanktionen. Kritisch wird es bei wesentlichen oder systematischen Mängeln, die beispielsweise die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit oder den Datenzugriff beeinträchtigen. Zudem entsteht oft ein hoher Aufwand für Nacharbeit und Kommunikation mit der Finanzbehörde, der den laufenden Betrieb belastet.
Wegfall der Ordnungsmäßigkeits-Vermutung oder Verwerfung der Buchführung
Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (oft zu Ungunsten des Steuerpflichtigen)
Nichtanerkennung von Aufwendungen
Versagung des Vorsteuerabzugs
Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen
Verzögerungsgeld (z. B. bei fehlendem elektronischen Datenzugriff), ggf. Zwangsgeld
Bußgelder bei Ordnungswidrigkeiten (z.B. bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten)
Strafverfahren bei Vorsatz (z.B. bei bewusster Steuerverkürzung)
Erweiterte und längere Prüfungen
Was sind die Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD-konforme Archivierung bildet das Fundament für die Prüfungssicherheit. Bei der technischen Umsetzung sind folgende Anforderungen von zentraler Bedeutung:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Vorgänge müssen so abgebildet und beschrieben sein, dass sie von einem Dritten verstanden und geprüft werden können. An dieser Stelle ist auch die von der GoBD geforderte Verfahrensdokumentation zu beachten.
Vollständigkeit und Richtigkeit
Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (inkl. Metadaten) werden vollständig und lückenlos erfasst. Bei der Archivierung wird der Inhalt des Originals unverfälscht übernommen.
Zeitgerechte Erfassung
Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden möglichst kurz nach ihrem Entstehen bzw. ihrem Eingang archiviert.
Ordnung und Auffindbarkeit
Alle Unterlagen im Archiv müssen so strukturiert abgelegt sein, dass ein schneller und gezielter Zugriff bei Prüfungen möglich ist.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Unterlagen können vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen nicht aus dem Archiv gelöscht werden.
Unveränderbarkeit
Alle Unterlagen im Archiv sind vor nachträglicher Änderung geschützt. Änderungen dürfen nicht unbemerkt erfolgen und müssen vollständig nachvollziehbar sein.
Protokollierung
Alle relevanten Aktionen im Archiv werden vollständig protokolliert und manipulationssicher gespeichert.
Datenzugriff durch die Finanzverwaltung
Beispielsweise durch einen Lesezugriff auf das Archiv selbst oder in Form maschinell auswertbarer Exporte.
GoBD-konforme Archivierung ist mehr als nur eine Pflicht
Eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht die zuverlässige Umsetzung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und hilft, Risiken bei einer Betriebsprüfung zu minimieren. Darüber hinaus bietet sie aber auch noch weitere Vorteile:
Mehr Überblick
In einem GoBD-konformen Archiv sind alle geschäftsrelevanten Unterlagen wie Dokumente und E-Mails zentral und schnell durchsuchbar gespeichert.
Datensicherheit
Ein GoBD-konformes Archiv enthält Kopien aller wichtigen Unterlagen, macht alle Änderungen über Jahre nachvollziehbar und schützt die Daten vor versehentlichem Löschen.
Stärkere Beweisposition
Durch GoBD-konforme Archivierung kann in Streitfällen schnell und klar nachgewiesen werden, was zu welchem Zeitpunkt passiert ist. Dies erleichtert die Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.
Häufige Fragen und Antworten zur GoBD-konformen Archivierung
Grundsätzlich haben Backup und Archivierung jeweils unterschiedliche Zielsetzungen. Ein Backup soll sicherstellen, dass Daten oder Systeme bei einem Schaden möglichst schnell wiederhergestellt werden können. Archivierung dient hingegen der langfristigen Aufbewahrung von Daten.
Bei der GoBD-konformen Archivierung müssen zudem Anforderungen eingehalten werden, die mit Backups in aller Regel nicht abgebildet werden können. So muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Weitere technische Anforderungen sind eine vollständige Protokollierung, die Abbildung von Sperrfristen für Löschungen (analog zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen), ein Löschkonzept nach Fristablauf (Einhaltung der DSGVO) und die Bereitstellung eines maschinellen Zugriffs für die Finanzbehörden.
Zusammengefasst: Backup und Archivierung stehen nicht in Konkurrenz und sollten in jedem Unternehmen parallel betrieben werden.
Das Speichern von Geschäftsunterlagen als Dateien reicht ohne ein weiteres Archivierungskonzept nicht aus, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Gleiches gilt für aufbewahrungspflichtige E-Mails, die ausschließlich in Postfächern oder lokalen Dateien (z.B. PST-Dateien) gespeichert werden. Allein die Tatsache, dass dabei Daten jederzeit unbemerkt gelöscht oder verändert werden können, steht einer GoBD-Konformität im Weg.
Originär digitale Geschäftsunterlagen (z.B. E-Mails oder PDF-Dateien) dürfen nicht durch Ausdrucke ersetzt werden. Sie sind unter Einhaltung der GoBD-Anforderungen über ihre gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg zu archivieren und müssen bei einer Prüfung digital und maschinell auswertbar bereitgestellt werden können.
Nach den GoBD ist ersetzendes Scannen zulässig: Papierunterlagen dürfen in einem ordnungsgemäßen Verfahren gescannt und der Scan statt des Papieroriginals aufbewahrt werden. Wichtig: Das Papier darf nur vernichtet werden, wenn keine andere Rechtsvorschrift die Aufbewahrung des Originals verlangt (z.B. bei notariellen Urkunden).
Grundsätzlich steht eine GoBD-konforme Archivierung dem Datenschutz nicht entgegen. Die DSGVO sieht vor, dass eine Verarbeitung (in diesem Fall die Archivierung) personenbezogener Daten rechtmäßig ist, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Eine solche rechtliche Verpflichtung bilden die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach AO und HGB. Entscheidend ist aber die korrekte Umsetzung in der Praxis. So ist insbesondere sicherzustellen, dass nur aufbewahrungspflichtige Unterlagen archiviert werden und diese nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Rechtlicher Hinweis
Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Gesetzeslagen und Verwaltungsauffassungen können sich ändern. Trotz sorgfältiger Erstellung übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität und keine Haftung für Schäden, die aus der Nutzung entstehen. Bitte wenden Sie sich für Ihren konkreten Fall an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.