Ein Postfach archivieren

Bevor Sie ein Postfach mit Vanderplanki Desktop archivieren, müssen Sie in der Regel folgende Einstellungen bei Ihrem E-Mail-Dienst (z.B. GMX oder Gmail) vornehmen:

• IMAP aktivieren
  • IMAP muss unterstützt und, sofern dies nicht standardmäßig der Fall ist, aktiviert werden.
  • Für die Archivierung von Microsoft 365- oder Outlook.com-Postfächern ist kein IMAP-Zugriff erforderlich, da die Archivierung hier über die Microsoft Graph API erfolgt.
• Ein Anwendungsspezifisches Passwort festlegen
  • Bei vielen E-Mail-Anbietern muss zunächst ein anwendungsspezifisches Passwort hinterlegt werden.
  • Wenn Sie in Vanderplanki Desktop die Archivierung für Ihr Postfach einrichten, müssen Sie dieses Passwort anstelle Ihres persönlichen Passworts verwenden.
• Zwei-Faktor Authentifizierung aktivieren
  • Bei vielen E-Mail-Anbietern müssen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, bevor Sie ein anwendungsspezifisches Passwort anlegen können. Für die Archivierung selbst ist dies nicht erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie unter Anleitungen für beliebte E-Mail-Dienste.

Um ein Postfach erstmals zu archivieren, müssen Sie einen Job anlegen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie links auf Jobs.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

3. Wählen Sie E-Mails archivieren aus und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Falls Sie mehr als ein E-Mail-Archiv angelegt haben, werden Sie dazu aufgefordert, das Zielarchiv auszuwählen.

5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs ein und klicken Sie dann auf Weiter.

6. Wählen Sie nun den Typ des Postfachs (IMAP-Postfach oder Microsoft 365- oder Outlook.com-Postfach) und klicken Sie dann auf Weiter.

7. Geben Sie nun die Verbindungseinstellungen für das Postfach an und klicken Sie danach auf Weiter.

8. Bei der Archivierung eines Microsoft 365- oder Outlook.com-Postfachs werden Sie dazu aufgefordert, sich anzumelden und Vanderplanki die erforderlichen Zugriffsrechte zu gewähren.

9. Im nachfolgenden Schritt erhalten Sie eine Zusammenfassung mit der Möglichkeit, weitere Einstellungen vorzunehmen. Unter Ordner können Sie einzelne Ordner im Postfach von der Archivierung ausschließen. Klicken Sie danach auf Weiter.

10. Im letzten Schritt können Sie unter Name eine frei wählbare Bezeichnung für den Job vergeben. Voreingetragen ist hier die E-Mail-Adresse des Postfachs. Wenn Sie die Option Jetzt ausführen anwählen, wird die Archivierung des Postfachs unmittelbar mit Klick auf Fertigstellen ausgeführt. Über die Option Zeitgesteuert ausführen können Sie das Postfach zukünftig regelmäßig im Hintergrund archivieren lassen und den Ausführungsrythmus konfigurieren. Schließen Sie die Erstellung des Jobs mit einem Klick auf Fertigstellen ab.

Nachdem Sie einen Job erfolgreich erstellt haben, finden Sie diesen als Eintrag in der Job-Tabelle wieder. Hier können Sie unter anderem einsehen, wann ein Job das letzte Mal ausgeführt wurde und für wann die nächste Ausführung geplant ist (vorausgesetzt, der Job wird zeitgesteuert ausgeführt).

Unabhängig davon, ob ein Job zeitgesteuert ausgeführt wird, können Sie jeden Job anwählen und mit einem Klick auf Ausführen starten.

Bitte beachten Sie, dass Jobs nicht zeitgleich, sondern immer nacheinander ausgeführt werden. Falls ein Job gestartet wird und zeitgleich ein anderer Job noch ausgeführt wird, so wird der neu gestartete Job in einen Wartezustand versetzt. Die Ausführung startet in diesem Fall automatisch, sobald der Job “an der Reihe” ist.

• Bei der Ausführung eines Jobs werden keine Änderungen am Postfach vorgenommen.
• Zeitgesteuerte Jobs können nur dann ausgeführt werden, wenn der Rechner, auf dem Vanderplanki Desktop installiert ist, zum geplanten Ausführungszeitpunkt gestartet ist und Vanderplanki Desktop (im Hintergrund) ausgeführt wird. Einen geplanten Ausführungszeitpunkt zu verpassen hat aber - abgesehen davon, dass keine Archivierung stattfindet - keine negativen Konsequenzen: Wird einer oder mehrere Ausführungen “verpasst”, erfolgt eine einzige Nachhol-Ausführung bei nächster Gelegenheit.
• Wenn Sie einen Job mehrfach ausführen (manuell oder zeitgesteuert), werden nur E-Mails archiviert, die zuvor noch nicht archiviert wurden.

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um einen bestehenden Job nachträglich zu bearbeiten:

1. Klicken Sie links auf Jobs.
2. Klicken Sie in der Tabelle auf den Job, den Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf Öffnen.
4. Danach können Sie die Quelle (die Verbindungseinstellungen zum Postfach), das Zielarchiv und die zu archivierenden Ordner im Postfach anpassen. Klicken Sie danach auf Weiter.
5. Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, den Namen des Jobs und die zeitgesteuerte Ausführung anzupassen. Klicken Sie danach auf Fertigstellen, um Ihre Änderungen zu speichern.

• Sie können Jobs jederzeit gefahrlos löschen. Dies hat keine Auswirkung auf bereits archivierte E-Mails.

• Jobs, die mit einem gelben Warnhinweis gekennzeichnet sind, wurden bei ihrer letzten Ausführung abgebrochen. Sobald der Job wieder vollständig ausgeführt wurde (manuell oder zeitgesteuert), wird der Warnhinweis wieder ausgeblendet.
• Jobs, die mit einem roten Warnhinweis gekennzeichnet sind, weisen Fehler auf. Bitte klicken Sie in diesem Fall auf den betroffenen Job und danach auf Bericht anzeigen, um mehr zu erfahren. Falls Sie Unterstützung bei der Problemlösung benötigen, können Sie sich gerne an unseren technischen Support wenden.