GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung

Mit Vanderplanki Server kann eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung unter Berücksichtigung der Anforderungen des Datenschutzes einfach und zuverlässig umgesetzt werden.

Auf einen Blick

Wer muss E-Mails Archivieren?

Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Mails archivieren. Unabhängig von Größe und Branche.

Woraus ergibt sich die Pflicht zur E-Mail-Archivierung?

Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Welche E-Mails müssen wie lange archiviert werden?

E-Mails, die einem Handels- oder Geschäftsbrief entsprechen, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Darunter fallen alle E-Mails, durch die ein Geschäft vorbereitet, durchgeführt oder rückgängig gemacht wird. E-Mails, die Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege wie Rechnungen enthalten, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem eine E-Mail versendet oder empfangen wurde. In der Praxis ist es kaum denkbar, dass für jede einzelne E-Mail bestimmt wird, ob und wie lange diese aufbewahrt werden muss. Daher werden in der Regel alle ein- und ausgehenden E-Mails für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren archiviert.

Wie können Konflikte mit dem Datenschutz vermieden werden?

Um Konflikte mit dem Datenschutz zu vermeiden, sollten bei der Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails Vorkehrungen wie die Untersagung der privaten Nutzung von betrieblichen E-Mail-Konten getroffen werden. Auch der Ausschluss bestimmter E-Mail-Kommunikation von der Archivierung (z.B. mit Bewerbern, dem Betriebsrat und dem Betriebsarzt) ist in der Regel erforderlich.

Wie muss die Archivierung erfolgen?

Die Anforderungen an die Umsetzung der Archivierung werden in der GoBD konkretisiert. Darunter nachvollziehbar, zeitgerecht, vollständig und unveränderbar. E-Mail-Archivierungslösungen, die erfolgreich nach dem Standard IDW PS 880 geprüft wurden, ermöglichen bei sachgerechter Anwendung eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung. 

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Rechtlicher Hinweis

Der Inhalt dieser Seite dient der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Es besteht zudem kein Anspruch auf Vollständigkeit. Bitte wenden Sie sich für eine individuelle Beratung an einen Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen.

Technologiekonzept

Mit Vanderplanki Server auf der sicheren Seite

Zertifizierungen

Vanderplanki Server wird regelmäßig nach dem Prüfungsstandard (PS) des Institutes der Wirtschaftsprüfer (IDW) - IDW PS 880 - zertifiziert.

Manipulationssichere Speichertechnologie

Vanderplanki Server speichert Daten und Metadaten unter der Prüfsumme (SHA-256-Hash) ihres Inhalts und macht unbemerkte Änderungen unmöglich.

Vollständigkeit der Archivierung

Mit Vanderplanki Server können neben den bestehenden Postfächern alle zukünftigen E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang archiviert werden.

Originalgetreue Speicherung

Die Archivierung aller E-Mails und Dateianhänge erfolgt zu 100% originalgetreu und ohne Informationsverlust.

Verschlüsselung

Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach dem Zero Knowledge-Prinzip sind die Daten vor der unbefugten Einsicht durch Dritte geschützt.

Compliance-Funktionen

Aufbewahrungsrichtlinien

Legal Hold

Protokollierung aller Ereignisse

Auditor-Zugriff

Export-Funktionen