Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails GoBD-konform archivieren. Einfach und zuverlässig mit Vanderplanki Desktop.
Was bedeutet "GoBD-konforme Archivierung"?
In Deutschland sind alle Unternehmen und alle Selbstständigen gesetzlich verpflichtet, Geschäftsunterlagen über Fristen von sechs bis zehn Jahren aufzubewahren.
Beispiele sind (E-)Rechnungen, Angebote, Bestellungen, Reklamationen, Mahnungen und Versandanzeigen.
Wenn diese Unterlagen in digitaler Form vorliegen, zum Beispiel als E-Mails oder Dateien, dann müssen diese GoBD-konform archiviert werden:
Vollständig und originalgetreu
Zeitnah erfasst
Nicht unbemerkt veränderbar
Nachvollziehbar
Jederzeit auswertbar
Verstöße gegen die GoBD können bei Betriebsprüfungen zu Konsequenzen wie Steuerschätzungen, Nachzahlungen und Bußgeldern führen. Zudem entsteht fast immer ein hoher Aufwand für Nacharbeit und Kommunikation.
Demnächst in Vanderplanki Desktop aktivierbar
GoBD-konforme Archivierung muss nicht kompliziert sein. Zukünftig können Sie für einzelne E-Mail-Archive eine Compliance-Richtlinie aktivieren, z.B. mit einer Aufbewahrungsfrist und einem Audit-Protokoll, das unter anderem Löschungen und Änderungen der Einstellungen nachvollziehbar macht.
Vorteile
Einfach Sicherheit schaffen.
Gesetzliche Pflichten zuverlässig erfüllen
Mit einer GoBD-konformen Archivierung können die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen zuverlässig umgesetzt werden.
Reibungslose Betriebsprüfungen ermöglichen
Eine GoBD-konforme Archivierung ist das Fundament für reibungslose Betriebsprüfungen und für die Vermeidung von Sanktionen durch das Finanzamt.
Vorteile in Streitfällen verschaffen
In Streitfällen (z.B. mit Kunden oder Lieferanten) kann über eine GoBD-konforme Archivierung einfach und klar nachgewiesen werden, was wirklich kommuniziert wurde.
Hintergründe zur Archivierung von E-Mails und E-Rechnungen.
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