E-Mail-Löschung nach der Archivierung

In der Standardeinstellung nimmt Vanderplanki keinerlei Änderungen am Quell-Postfach (bzw. Quell-Verzeichnis, im Folgenden wird nur von Postfach gesprochen) vor. Sie können jedoch Vanderplanki so konfigurieren, dass bereits archivierte E-Mails aus dem Quell-Postfach gelöscht wird.

In den Job-Eigenschaften (zu öffnen z.B. über einen Doppelklick auf den E-Mail-Archivierungs-Job) finden Sie einen Abschnitt E-Mail-Löschung nach der Archivierung. Klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche ”…”, um selbige zu konfigurieren.

Über die Schaltfläche Nachrichten nach der Archivierung aus dem Postfach löschen wird die E-mail-Löschung nach der Archivierung allgemein aktiviert bzw. deaktiviert. Werden keine der darunter befindlichen Filter aktiviert, werden folgende E-Mails aus dem Quell-Postfach gelöscht:

• E-Mails direkt, nachdem sie archiviert wurden. Es wird jedoch zunächst sichergestellt, dass die Schreibvorgänge auf allen derzeit beschriebenen Archivspeichern erfolgreich abgeschlossen wurden.

• E-Mails im Quell-Postfach, bei denen Vanderplanki feststellt, dass sie sich bereits im Archiv befinden.

Um die E-Mail-Löschung weiter einzuschränken, lassen sich folgende Filter aktivieren.

Wird dieser Filter aktiviert und konfiguriert, werden E-Mails nur gelöscht, wenn Sie ihr Datum und Uhrzeit (im Folgenden verkürzt Datum genannt) älter ist als der vorgegebene Zeitraum, z.B. 1 Jahr.

Was Vanderplanki hierbei als Datum annimmt, ist abhängig vom Typ des Quell-Postfachs:

• IMAP: Das Date-Feld aus den Nachrichtenkopfzeilen. Ersatzweise das IMAP-spezifische Feld INTERNALDATE.

• Microsoft Graph (Microsoft 365 oder Outlook.com): Die receivedDateTime-Eigenschaft.

• Verzeichnis: Bei der Archivierung von EML- und MSG-Dateien aus dem Dateisystem steht dieser Filter nicht zur Verfügung.

Wird dieser Filter aktiviert und konfiguriert, werden E-Mails nur gelöscht, wenn Sie bereits seit über dem vorgegebenen Zeitraum, z.B. 1 Woche, im E-Mail-Archiv vorhanden sind. Hierbei wird der Archivierungs-Zeitstempel zugrunde gelegt.

Existiert eine E-Mail in mehreren Ordnern (z.B. bei Gmail), werden diese in Vanderplanki zusammengefasst archiviert. Alle Kopien der E-Mail tragen dann denselben (ältesten) Archivierungs-Zeitstempel, auch wenn das Vorkommen einer E-Mail in einem Ordner neu ist (z.B. durch das Hinzufügen eines Labels).

Wird dieser Filter aktiviert und konfiguriert, werden E-Mails nur gelöscht, wenn sie nicht markiert wurden (je nach E-Mail-Plattform oder -Client zur Nachverfolgung gekennzeichnet oder starred).

Dieser Filter steht nur bei Postfächern zur Verfügung, nicht EML- und MSG-Dateien aus dem Dateisystem.